Ha az e-mail üzenetek nagy részét nem sikerült kézbesíteni, akkor ezt okozhatja az, hogy véletlenül a levélszemét szurok törölték azokat.
Az itt található útmutatásokat mindig célszeru betartani az e-mail üzenetek létrehozásakor.
- Ha HTML e-maileket használ, akkor az e-mail mindig tartalmazzon szöveges részt is a címzettek (és a levélszemét szurok) számára, és a szöveg tartalma legyen minél közelebb a HTML tartalomhoz. Minél közelebb van, annál jobban kapcsolódik a tartalom, ha kevésbé hasonló, akkor az e-mail esetleg levélszemétként jelenik meg.
- Az üzenet külalakja, elrendezése legyen olyan egyszeru, amennyire lehetséges. Kerülje az összetett formázást (igen, az által jobban néz ki, de kevesebb ember fogja megkapni).
- Különös tekintettel legyen a levelezés tárgyára: sose használjon felkiáltó jelet (!), NAGYBETUKKEL ÍRT SZÖVEGET, olyan szavakat, mint “ingyenes”, “garantált”, és ne hagyjon szünetet a betuk között (e z e g y s z ó k ö z ö k k e l í r t s z ö v e g)
- Kerülje az általános üdvözlo formákat mint “Kedves Felhasználó!”; ennél még az is jobb, ha egyáltalán nem használ üdvözlést.
- Ha HTML e-maileket használ, akkor jó minoségueket használjon. Ne használjon olyan eszközöket, amelyek szörnyu HTML kódot állítanak elo(például: MS Word). Ezek általában jeleket hagynak (mint pl. üres címkék), amelyek általában a levélszemeteknél fordulnak elo. A kiegyensúlyozatlan és helytelen címkék szintén levélszemétnek jelölhetik az e-mailt. Ha egy címet használ, akkor gyozodjön meg róla, hogy a cím jelentoségteljes — a HTML eszközök által automatikusan generált címek gyakran levélszemét jelzok.
- Ne illesszen be aktív komponenst (javascript, ActiveX, bovítmények) az üzenetbe. Ha multimédiás tartalomra van szüksége, akkor csak hozzon létre egy hivatkozást a weboldalán lévo oldalra.
- Ne illesszen be túl sok grafikus elemet az üzenetbe. Kevesebb kép által jobb lesz az üzenetek átvitele.
- Ne használjon IP címes hivatkozásokat: kerülje az IP címekre mutató hivatkozást (például 192.168.xxx.xxx) az üzenet szövegtörzsében, különben az e-mail ‘átverésnek’ lesz jelölve. Csakis valódi domain nevekre mutató hivatkozást használjon (pl.: www.domain.ext).
- Kerülje a fájlok csatolását; helyette használjon hivatkozást a webszerveren lévo fájlokra.
- Használjon olyan e-mail összetételt és levelezési eszközöket, amelyek helyesen muködnek. A jól felépített e-maileket (technikailag helyes) készségesen beazonosítják nem levélszemétként. Az e-mailek hiányzó MIME résszel, helytelen vagy hiányzó azonosítókkal és dátum fejlécekkel, tárgy vagy egyéb fejléc helytelen unikóddal, stb…, ezek gyakran a levélszemetek jelei.
- Kerülje a felesleges és szükségtelen kódolásokat. Ne használjon base-64 szöveges kódolást csak ha tényleg szükséges.
- Ne írja azt, hogy az ön e-mail nem levélszemét. Ne követeljen beleegyezést bizonyos jogi kritériumokhoz, különösen olyanokhoz ne, amelyek valójában nem elfogadottak az ön országában. Csak a levélszemetek követelnek beleegyezést: a nem levélszemetek már eleve beleegyezést feltételeznek.
- Használjon normális társalgási nyelvet, ne használjon túlzott távolságokat és/vagy nagybetuvel írt szavakat a tárgyban.
- Ne használjon “ravasz” írásmódot, Ne S.Z.Ó.K.Ö.Z.Ö.L.J.E. a szavakat, ne tegyen be különleges kar@ktereket az e-mailbe.
- Ha HTML e-maileket használ, ne használjon láthatatlan web-bogarakat az e-mail nyomkövetésére. Ha szüksége van az e-mailek nyomkövetésére, vagy hogy olvasták-e, használjon látható grafikát az e-mail részeként, ne láthatatlant.
- Ne tegyen be indokolatlan referenciákat levélszemét tárgyakhoz. Ne beszéljen Rolex órákról, szexuális irányultságú tevékenységekrol vagy drogokról, adósság kezelésrol, kivéve ha ezek a témák közvetlenül kapcsolódnak az e-mailhez. Ilyen esetben egyszerre csak egy témakörre korlátozza az e-mailt. Egy e-mail, ami egyszerre tesz említést Rolex órákról, vagy Viagráról, pornógráfiáról és adósságról, nagy valószínuséggel olyan szabályokba ütközik, amelyek levélszemétként jelölik meg, még akkor is, ha minden más rendben van vele.
- Ne használjon levélszemetet küldok által használatos eszközöket (pl.: reklámozni levélszemétben).
- Használjon egy jó teljesítményu, jól adminisztrált és megbízható SMTP szervert. A legtöbb kézbesítetlen levél a gyenge SMTP szolgáltatásokból származik, ami gyakran tiltólistára kerüléshez vezet: gyozodjön meg róla, hogy az SMTP szolgáltató munkatársai készen állnak a segítségre, ha véletlenül tiltólistára került.
- Gyozodjön meg róla, hogy az adatvédelmi irányelvek, beleértve a kikényszerítést és a kapcsolati információk kérését, könnyen megtalálhatóak és egyértelmuek a weboldalán. Célszeru ezt az információt (hol találhatóak az irányelvek, kapcsolat információk) az e-mailben megadni. Azok az emberek, akik meg szeretnék tudni, hogy ön egy levélszemét készíto gyakran nézik ezt az információt: ez segít abban, hogy ne kerüljön tiltólistára.
- Legyen körültekinto abban, hogy hol reklámoz, és figyeljen arra milyen reklámokat használ. Ha olyan cégekkel reklámoz, amelyek levélszemetet küldenek, akkor a domainjeit megjelölhetik, mint levélszeméttel kapcsolatos domain. Ha azoknak küld reklámokat, akik levélszemetet küldenek, akkor a domainjeit megjelölhetik, mint levélszeméttel kapcsolatos domain.
- Legyen körültekinto abban, hogy melyik domaineknek/cégeknek engedélyezi, hogy hirdessenek az ön e-mailjeiben (ha létezik ilyen). Levélszemét küldok hirdetéseinek engedélyezésével az e-mailjeit megjelölhetik URI tiltólistán. Másrészrol pedig ne hirdesse a domainjét levélszemét küldokkel — az levélszemétjükben megjeleno domain neve szintén megjelenhet URI tiltólistán.